O sucesso de um evento está diretamente relacionado a adesão dos convidados, por isso o contato ativo é tão importante. Todos os detalhes devem ser informados para que a empresa de RSVP possa traçar o melhor planejamento para a fidelização do evento.
Tipo de Evento (Educativo, Social, Político, Corporativo, Treinamento, Esportivo, Curso Livre, Social)
Formato do Evento (workshop, fórum, conferência, congresso, confex, palestra, debate, painel, seminário, simpósio, café da manhã, exposição, feira de negócio, mesa redonda, premiação, Inauguração, lançamento)
Alcance (regional, estadual, nacional, internacional)
Convidados (pessoa física, jurídica, CEOs, autoridades, governo)
Engajamento com público alvo (clientes, prospects, leads, fornecedores, investidores, convidados de um segmento, empresas do setor)
Local (centro de convenções, hotel, empresa, centro de eventos, restaurante, teatro, Coworking)
Programa (palestra, atividades, painel, debates, workshop, atividades paralelas que ocorrerão no evento, show, jantar, coffee break, temas, palestrantes)
Informações para logística (confirmação de endereço, dados pessoas, documentos, informações para produção de materiais promocionais, dados de reserva para hospedagem, voos e transfer).
O formato do evento, público alvo, quantidade de convidados, programação, abrangência e pertinência, influenciam na estratégia da confirmação de presença. Todo evento é único, repassar as informações completas para o serviço de RSVP é fundamental, desde a fase de cotação.
Definições como: quantos dias antes do evento iniciar o contato ativo, enviar convite físico ou eletrônico, quais informações deverão constar no convite, necessidade de qualificar intermediários como assessores e secretárias, frequência e quantidade de follow up, entre outras, são imprescindíveis para fidelizar o evento.
A atenção com esses detalhes possibilitará você transmitir o propósito do evento de maneira mais pessoal, aumentando o poder de influência para oportunizar novos negócios, engajar e fidelizar clientes.
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