1. Garante que todos os convidados tenham acesso ao Convite
Esse é um ponto fundamental que valida a importância da contratação do RVSP ativo. Com o avanço tecnológico e uso dos dispositivos móveis, cada vez mais a preferência das empresas é por enviar os convites de forma eletrônica.
O envio do convite por e-mail permite vários momentos de interação com o convidado (save the date, convite, lembrete, programação, agradecimento), além de ser um processo bastante ágil, mensurável e barato.
Agora, quando o assunto é mensurar a quantidade de pessoas que abriram/leram seu convite eletrônico é preciso compreender como os provedores processam a entrega, pois isso terá impacto direto no resultado da comunicação de seu evento.
A taxa de abertura de um e-mail gira em torno de 20%, logo, se você não realizar o RSVP Ativo, 80% dos convidados não terão acesso à informação.
Entenda os motivos.
As empresas possuem regras de proteção em suas redes (firewall), ou seja, o e-mail chega na empresa, mas não é entregue no computador do destinatário. Se você considerar que no RSVP Corporativo quase a totalidade dos e-mails fornecidos são de domínio próprio (domínio da empresa), a probabilidade do convite não chegar ao destinatário é muito grande. Raramente uma empresa fornece e-mails pessoais de seus convidados (Gmail, Hotmail, Yahoo) quando o evento é corporativo.
Outro motivo importante que interfere na entregabilidade, e que ninguém pode interferir, é a política AntiSpam dos Provedores, elas possuem regras próprias que analisam engajamento dos contatos (abriu o e-mail, moveu para caixa de spam, respondeu), volume de mensagens enviadas, o número de reclamações de cada remetente, quantidade de e-mail inválidos, relação entre texto e imagem entre outros fatores.
2. Promove o enriquecimento do banco de dados
Eventos são excelentes oportunidades para iniciar a aproximação com novo público e mercado. Analise o mailing de convidados, quantos contatos são clientes, prospects, parceiros, investidores, e elabore uma lista à parte das empresas e profissionais que gostaria que estivessem presentes.
A lista pode ser definida junto ao marketing, considerando as estratégias futuras de relacionamento. Dentro do marketing digital, a captação do e-mail do contato é chave para ações de inbound marketing e relacionamento comercial.
O ideal é iniciar a qualificação de novos convidados no período pré-evento, independente do RSVP ativo.
3. Atualiza o Banco de Dados
Imediatamente após o disparo do Save The Date, já é possível identificar os contatos inválidos. Ferramentas profissionais de envio de e-mail marketing, apresentam relatórios completos e indicam os e-mails desatualizados.
Esses contatos serão tratados no RSVP ativo com abordagem diferenciada para obter a nova informação e/ou qualificar o substituto.
O processo de atualização prossegue durante o contato ativo, onde todas as inconsistências são tratadas.
Agora que você já compreende bem sobre a importância de atuar com o RSVP em seu evento, foque no que é essencial e contrate uma empresa de RSVP qualificada.
Combinado?
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